стаття

Що таке систематизація бізнесу

Будь-яка організована діяльність починається зі структури, мети та зведення правил. Структуру посад та їх функціонал розподілити не складно, це подібно до організації великої сім’ї, де зрозуміло хто головний, хто за що відповідальний і що повинен робити. Цілі можуть бути будь-які, наприклад виробляти та продавати морозиво із щомісячним прибутком 1 млн грн. Правила визначають що можна, а що не можна, як чинити в конкретних ситуаціях тощо. Здавалося б все, але тепер компанією треба керувати.

Систематизація бізнесу або, як кажуть, систематизація бізнес-процесів, це коли компанія працює за створеним алгоритмом правил, які врегульовані між собою, самі контролюють систему, виключають помилки і допомагає персоналу ефективно працювати. Ця система автономна, має звітність та піддається аналізу.

Інакше кажучи, замість величезної кількості керівників, які в ручному режимі і нескінченно контролюють, пояснюють, лають, допомагають — приходять прописані правила, програми, звіти, аналітика із зворотним зв’язком вищому керівництву.

Мета систематизації навести лад усередині бізнесу, організувати зручні та зрозумілі умови праці, допомогти в адаптації нових співробітників, виключити людський фактор, спростити та посилити контроль, звітність та отримати докладну аналітику всіх процесів та їх якості для прийняття рішень.

Як ми знаємо управління є ручне та систематизоване, але я вважаю, що в Україні малий та середній бізнес повинен мати гібридну схему — на 40% ручне управління та на 60% системне.

 

Отже, що входить у систематизацію:

Структура компанії
Необхідно точно позначити, які посади необхідні в даному бізнесі, який вони виконуватимуть функціонал, на які відділи буде поділено структуру, розрахувати та спланувати оптимальну кількість співробітників, продумати формат взаємодії між відділами та керівниками. І тому малюється наочна структура підприємства.

Функціонал усіх посад (мапи компетенцій)
Створення посадових інструкцій для підписання працівниками.

Сучасна мотивація з KPI
Кожен співробітник, навіть із найпростішим функціоналом, повинен мати можливість впливати на свою мотивацію через результат своєї діяльності. Будь-яка посада має на меті один чи кілька результатів своєї діяльності. До мети можна дійти по-різному, і результат може бути досить різний. Для того, щоб і компанія, і співробітник щомісяця отримували високий результат – потрібно мотивувати співробітника на якісне виконання проміжних цільових завдань, що ведуть його до основної мети. Якщо за виконання основної мети у певній якості чи кількості, співробітник бонусуватиметься додатково – ви отримаєте максимально ефективну мотивацію.

Система адаптації нових працівників
Для швидкої та якісної адаптації нових необхідно створити план, яким буде проходити навчання й загалом робота перші 2 місяці. Необхідно вказати визначати наставника із зазначеною мотивацією за успішне ведення нового співробітника. В ідеалі, система адаптації має бути другим наставником, у ній мають бути прописані всі інструкції, зібрана вся інформація для навчання та роботи, зазначені критерії, за якими стажера будуть оцінювати як успішного співробітника та які знання, і навички він має набути під кінець випробувального терміну . В адаптації також зазначено формат атестації та члени комісії.

Документація
Упорядкуйте всі документи, зробіть реєстр, створіть короткі інструкції, правила, напишіть, що можна робити, що не можна, і що потрібно робити обов’язково в конкретних випадках, донесіть до співробітників, дайте ознайомитися під підпис. Створіть та щорічно оновлюйте навчальні матеріали, каталоги товарів та послуг.

Цільові завдання та планування
Добре, якщо компанія свої цінності, цілі та плани доносить до кожного співробітника. Таким чином бізнес стає згуртованим, всім зрозуміло, чому приймаються ті чи інші рішення, для чого встановлюються конкретні завдання, немає невідомості, немає опору та негативу. Є така практика, на щомісячних зборах, спочатку всіх співробітників посвячувати у спрощений формат стратегії та планів і виходячи з них ставити завдання. Коли вся компанія бачить, які завдання ставляться на різні відділи, у людей виникає підвищена відповідальність і розуміння як взаємодіяти.

Для того, щоб запланований результат мав більше шансів на реалізацію – бажано розбити план на кілька етапів, на кожний етап розробити кілька цільових завдань, і не давати співробітникам вигадувати підходи, це може призвести. Можливість виявити винахідливість, креативність і професійну інтуїцію співробітники повинні використовувати для вирішення цільових завдань, а не для досягнення кінцевої мети. Якщо виконання цільових завдань підкріплено мотивацією – це найкращий варіант.

Правила та стандарти компанії
Кожному керівнику здається, що в його компанії все всім зрозуміло, що він говорив на зборах, оголошував не раз про якісь правила, але ви впевнені, що вас усі слухають і запам’ятовують? Ви впевнені, що новим співробітникам все передається слово у слово? Мало того, за фактом порушення багато хто любить «відмазуватись» – а де це написано? Не потрібно писати книгу, створіть тези основні правила, якщо необхідно визначите штрафи за їх недотримання, дайте ознайомитися під підпис. В ідеалі стандарти мають бути основні загальні всім, і окремо конкретні кожного відділу чи посади.