статья

Что такое систематизация бизнеса

Любая организованная деятельность начинается со структуры, цели и свода правил. Структуру должностей и их функционал распределить не сложно, это подобно организации большой семьи, где понятно кто главный, кто за что ответственный и что должен делать. Цели могут быть любые, например производить и продавать мороженное с ежемесячной прибылью 1 млн грн. Правила определяют что можно, а что нельзя, как поступать в конкретных ситуациях и т.п.. Казалось бы всё, но теперь компанией нужно управлять.

Систематизация бизнеса или как говорят систематизация бизнес-процессов, это когда компания работает по созданному алгоритму правил, которые урегулированы между собой, сами контролируют систему, исключают ошибки и помогает персоналу эффективно работать. Эта система автономна, имеет отчётность и поддаётся анализу.

Другими словами, вместо огромного количества руководителей, которые в ручном режиме и бесконечно контролируют, объясняют, ругают, помогают — приходят прописанные правила, программы, отчёты, аналитика с обратной связью высшему руководству. Цель систематизации навести порядок внутри бизнеса, организовать удобные и понятные условия труда, помочь в адаптации новых сотрудников, исключить человеческий фактор, упростить и усилить контроль, отчётность и получить подробную аналитику всех процессов и их качества для принятия решений.

Как мы знаем управление есть ручное и систематизированное, но я считаю что в Украине малый и средний бизнес должен иметь гибридную схему — на 40% ручное управление и на 60% системное.

 

Итак, что входит в систематизацию:

1. Структура компании

Необходимо точно обозначить, какие должности необходимы в данном бизнесе, какой они будут выполнять функционал, на какие отделы будет разделена структура, рассчитать и спланировать оптимальное количество сотрудников, продумать формат взаимодействия между отделами и руководителями. Для этого рисуется наглядная структура компании.

2. Функционал всех должностей (карты компетенций)

Создание должностных инструкций для подписания сотрудниками.

3. Современная мотивация с KPI

Каждый сотрудник, даже с самым простым функционалом должен иметь возможность влиять на свою мотивацию через результат своей деятельности. Любая должность имеет  цель и один или несколько результатов своей деятельности. К цели можно прийти по-разному, и результат может быть также достаточно разный. Для того чтобы и компания, и сотрудник ежемесячно получали высокий результат – нужно замотивировать сотрудника на качественное выполнение промежуточных целевых задач, ведущих его к основной цели. Если за выполнение основной цели в определённом качестве или количестве, сотрудник будет бонусироваться дополнительно – вы получите максимально эффективную мотивацию.

4. Система адаптации новых сотрудников

Для быстрой и качественной адаптации новеньких нужно создать план, по которому будет проходить обучение и в целом работа первые 2 месяца. Необходимо указать определять наставника, с указанной мотивацией за успешное ведение нового сотрудника. В идеале, система адаптации должна быть вторым наставником, в ней должны быть прописаны все инструкции, собрана вся информация для обучения и работы, указаны критерии, по которым стажёра будут оценивать как успешного сотрудника и какие знания, и навыки он должен приобрести под конец испытательного срока. В адаптации также указан формат аттестации и члены комиссии.

5. Документация

Приведите в порядок все документы, сделайте реестр, создайте короткие инструкции, правила, напишите, что можно делать, что нельзя, и что нужно делать обязательно в конкретных случаях, донесите до сотрудников, дайте ознакомится под подпись. Создайте и ежегодно обновляйте обучающие материалы, каталоги товаров и услуг.

6. Целевые задачи и планирование

Хорошо, если компания свои ценности, цели и планы доносит до каждого сотрудника. Таким образом бизнес становится сплочённым, всем понято почему принимаются те или иные решения, для чего устанавливаются конкретные задачи, нет неизвестности, нет сопротивления и негатива. Есть такая практика, на ежемесячном собрании, сначала всех сотрудников посвящать в упрощённый формат стратегии и планов, и исходя из них ставить задачи. Когда вся компания видит какие задачи ставятся на разные отделы у людей возникает повышенная ответственность и понимание как взаимодействовать.

Для того, чтобы запланированный результат имел больше шансов на реализацию – желательно разбить план на несколько этапов, на каждый этап разработать несколько целевых задач, и не давать сотрудникам придумывать подходы, это чревато. Возможность проявить находчивость, креативность и проф интуицию сотрудники должны использовать для решения целевых задач, а не для достижения конечной цели. Если выполнение целевых задач подкреплено мотивацией – это наилучший вариант.

7. Правила и стандарты компании

Каждому руководителю кажется, что в его компании всё всем очень понятно, что он говорил на собрании, объявлял не раз о каких-то правилах, но вы уверены, что вас все слушают и запоминают? Вы уверены, что новым сотрудникам всё передаётся слово в слово? Мало того, по факту нарушения многие любят «отмазываться» – а где это написано? Не нужно писать книгу, создайте тезисные основные правила, если необходимо определите штрафы за их несоблюдение, дайте ознакомится под подпись. В идеале стандарты должны быть основные общие для всех, и отдельно конкретные для каждого отдела или должности.

8. Автоматизация

1. CRM система
2. Аналитика и контроль