Стаття

Автоматизація бізнес-процесів

Назва говорить сама за себе – бізнес-процес працює автоматично. Розберемо докладніше навіщо, рахунок чого, як і яка послідовність.

Навіщо автоматизувати

Всю свою історію людина прагне вдосконалити все довкола себе, щоб спростити використання. Автомати та роботи тепер скрізь, вони роблять роботу за людину, використовуючи з недавнього часу навіть штучний інтелект. Автоматизуючи процес, ми спрощуємо його реалізацію, мінімізуємо помилки та людський фактор, прискорюємо його, робимо точніше.

ПРИКЛАД:

Деякі власники самі вважають зарплату на папері, видають та фіксують також на папері суму та час. Наступний крок – розрахунок та фіксація в екселі. Третій рівень – той самий ексель, але вже онлайн і за допомогою формул та розумних посилань. Далі – облікова програма, що збирає дані для розрахунку мотивації самостійно, і після розрахунку передає цифри до бухгалтерії. На цьому етапі все одно необхідні паперові узгодження, участь кількох людей у ланцюжку. І остання стадія — збір даних із кількох різних програм, обробка інформації, можливість коригування учасниками, електронне узгодження без підписів, зручний інтерфейс аналітики, відстеження етапів і для того, хто здійснює виплати, і для працівників, які отримують зарплату.

Думаю різниця першого та п’ятого варіанта очевидна, але ви скажіть, а якщо я видаю зарплату 3-м співробітникам, у мене штат не 100 осіб? Я вам відповім, ви здивуєтеся на скільки загальний ефект від автоматизації навіть невеликого бізнесу буде чудовий. Не сумнівайтеся, звільніть себе для важливіших справ або просто станьте менш завантаженим і впевненим, що ваші розрахунки вірні і ви ніде не помилилися, не витратили зайвого.

Типи автоматизації

Автоматизація бізнес-процесів. Конвеєр придумали давно, зручно і ефективно, коли кожен наступний процес підхоплюється швидко і без замішань. Кожен співробітник повинен знати у певній ситуації як вчинити чи знати у кого запитати як вчинити. Часто кілька відділів залежать один від одного, але люди ходять по колу і питання не вирішується, немає розуміння, що робити і взагалі для чого. Компанія перетворюється на хаос, керівник перетворюється на інформаційне бюро, робота стоїть. Так, щоб уникнути цього необхідно все продумати, прописати, зробити короткі інструкції та алгоритми. Допоможе посилити автоматизацію процесів зрозумілі зони відповідальності, правильна мотивація, таблиця штрафів та преміювання. Автоматизація розрахунків реалізується найпростіше. Прописати формули та виводити на монітор розрахунки не складно, головне надійним шляхом збирати інформацію.

За рахунок чого

Автоматизація бізнесу починається з порядку, спочатку необхідно продумати структуру бізнесу, грамотно розподілити навантаження на всі посади, прописати бізнес-процеси, для того, щоб було зрозуміло як повинні взаємодіяти відділи між собою, потім потрібно встановити планові показники, показники норми за кожною посадою закріпити модель, яка призведе до максимальної ефективності і після цього налагодити аналітику. Щоб аналітика була дійсно корисною, потрібно постаратися оцифрувати все, що можна оцифрувати і відобразити дані в таблицях. Звичайно, потрібен досвід, щоб розмістити дані аналітики так, щоб при перегляді їх по-перше була ясна картина стану бізнесу в цілому та по відділах, а по-друге, аналіз підштовхував до необхідних змін, підказував нові рішення та заходи покращення показників.

Коли аналітика бізнесу повністю готова — вона допоможе побачити процеси, що потребують автоматизації. Деякі сфери для автоматизації лежать на поверхні, такі як нарахування зарплати, облік товару та фінансовий облік, але я наведу приклад, коли начебто все автоматизовано, а насправді не все.

ПРИКЛАД:

Я часто зустрічав випадки, коли мотивацію вважає облікова програма і здавалося б все красиво і чітко, але дані, які впливають на мотивацію, подавали самі співробітники або їх керівники. На мою думку відразу зрозуміло, що тут можливе зловживання чи спрацьовування простого людського чинника, але директор довіряє людям і вже звик так працювати. Починаємо розбиратися, а можливості контролю цих показників немає, тоді питання, навіщо їм вважає мотивацію програма, хай самі рахують! Але панове, мета автоматизації виключити людський фактор, спростити та прискорити, і це стосується всього ланцюжка процесу!

Тому ключовий фактор якісної автоматизації полягає в тому, щоб спочатку організувати автоматизований збір даних, на етапі написання функціоналу і цільових завдань співробітникам. Або зробити це заднім числом, але зробити. Буває також ситуації, в яких важливий цільовий бізнес показник просто неможливо відстежувати автоматично, тоді я рекомендую поставити співробітникам при заповненні звіту додавати факт збору даних, наприклад скрін екрана, фотографію, розписку тощо. У такому випадку завжди можна перевірити зазначені цифри займатися підтасовуванням даних вже буде не так просто або зовсім відіб’є це бажання у непорядних співробітників.

Отже, рекомендую використовувати CRM системи, сучасні облікові програми, і синхронізацію їх між собою, тобто систематичний обмін даними. IP телефонія, смс та імейл розсилка, роботи, лічильники робочого часу, аналітичні модулі, GPS навігатори – все це спростить та оптимізує збір даних, зробить автоматичні розрахунки, допоможе бізнесу стати швидше та практичніше.