статья

Автоматизация бизнес-процессов

Название говорит само за себя — бизнес-процесс работает автоматически. Разберём подробнее зачем, за счёт чего, как и какая последовательность.

Зачем автоматизировать

Всю свою историю человек стремится усовершенствовать всё вокруг себя, чтобы упростить использование. Автоматы и роботы теперь везде, они делают работу за человека, используя с недавнего времени даже искусственный интеллект. Автоматизируя процесс, мы упрощаем его реализацию, минимизируем ошибки и человеческий фактор, ускоряем его, делаем точнее.

ПРИМЕР:

Некоторые собственники сами считают зарплату на бумаге, выдают и фиксируют также на бумаге сумму и время. Следующий шаг — расчёт и фиксация в экселе. Третий уровень — тот же эксель, но уже онлайн и с помощью формул и умных ссылок. Дальше — учётная программа, собирающая данные для просчёта мотивации самостоятельно, и после расчёта передающая цифры в бухгалтерию. На этом этапе всё равно необходимы бумажные согласования, участия нескольких человек в цепочке. И последняя стадия — сбор данных из нескольких разных программ, обработка информации, возможность корректировки участниками, электронное согласование без подписей, удобный интерфейс аналитики, отслеживания этапов и для того, кто совершает выплаты, и для сотрудников, получающих зарплату.

Думаю разница первого и пятого варианта очевидна, но вы скажите, а если я выдаю зарплату 3-м сотрудникам, у меня штат не 100 человек? Я вам отвечу, вы удивитесь на сколько общий эффект от автоматизации даже небольшого бизнеса будет потрясающий. Не сомневайтесь, освободите себя для более важных дел или просто станьте менее загруженным и уверенным, что ваши расчёты верны и вы нигде не ошиблись, не потратили лишнего.

Типы автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов. Конвейер придумали давно, удобно и эффективно когда каждый последующий процесс подхватывается быстро и без замешательств. Каждый сотрудник должен знать в определённой ситуации как поступить или знать у кого спросить как поступить. Часто несколько отделов зависят друг от друга, но люди ходят по кругу и вопрос не решается, нет понимания что делать и вообще для чего. Компания превращается в хаос, руководитель превращается в информационное бюро, работа стоит. Да, для избегания этого необходимо всё продумать, прописать, сделать краткие инструкции и алгоритмы. Поможет усилить автоматизацию процессов понятные зоны ответственности, правильная мотивация, таблица штрафов и премирования. Автоматизация расчётов реализуется проще. Прописать формулы и выводить на монитор расчёты не сложно, главное надёжным путём собирать информацию.

За счёт чего

Автоматизация бизнеса начинается с порядка, сначала необходимо продумать структуру бизнеса, грамотно распределить нагрузку на все должности, прописать бизнес-процессы, для того, что бы было понятно как должны взаимодействовать отделы между собой, затем нужно установить плановые показатели, показатели нормы, за каждой должностью закрепить модель, которая приведёт к максимальной эффективности и уже после этого наладить аналитику. Чтобы аналитика была действительно полезной, нужно постараться оцифровать абсолютно всё, что можно оцифровать и отобразить данные в таблицах. Конечно, нужен опыт, чтобы разместить данные аналитики так, чтобы при просмотре их во-первых была ясная картина состояния бизнеса в целом и по отделам, а во-вторых, анализ подталкивал к необходимым изменениям, подсказывал новые решения и меры улучшения показателей.

Когда аналитика бизнеса полностью готова — она поможет увидеть процессы нуждающиеся в автоматизации. Некоторые сферы для автоматизации лежат на поверхности, такие как начисление зарплаты, учёт товара и финансовый учёт, но я приведу пример, когда вроде бы всё автоматизировано, а на самом деле не всё.

ПРИМЕР:

Я часто встречал случаи, когда мотивацию считает учётная программа и казалось бы всё красиво и чётко, но данные, которые влияют на мотивацию подавали сами сотрудники или их руководители. По-моему сразу понятно, что тут возможно злоупотребление или срабатывание простого человеческого фактора, но директор доверяет людям и уже привык так работать. Начинаем разбираться, а возможности контроля этих показателей нет, тогда вопрос, зачем им считает мотивацию программа, пусть сами считают! Но господа, цель автоматизации исключить человеческий фактор, упростить и ускорить, и это касается всей цепочки процесса!

По этому ключевой фактор качественной автоматизации лежит в том, чтобы изначально организовать автоматизированный сбор данных, на этапе написания функционала и целевых задач сотрудникам. Или же сделать это задним числом, но сделать. Бывает также ситуации, в которых важный целевой бизнес показатель просто невозможно отслеживать автоматически, тогда я рекомендую вменить сотрудникам при заполнении отчёта добавлять факт сбора данных, например скрин экрана, фотографию, расписку и т.п.. В таком случае всегда можно проверить указанные цифры и заниматься подтасовкой данных уже будет не так просто или вовсе отобьёт это желание у недобропорядочных сотрудников.

Итак, рекомендую использовать CRM системы, современные учётные программы, и синхронизацию их между собой, тобишь систематичный обмен данными. IP телефония, смс и имейл рассылка, боты,  счётчики рабочего времени, аналитические модули, GPS навигаторы — всё это упростит и оптимизирует сбор данных, сделает автоматические расчёты, поможет бизнесу стать быстрее и практичнее.